VisionFlow för

Offentliga Verksamheter

Förenkla och effektivisera med VisionFlow

VisionFlow är en heltäckande lösning som håller koll på alla ärenden och aktiviteter i er verksamhet. Dessutom hjälper VisionFlow till att höja servicenivån och effektivisera arbetsprocesserna inom den offentliga sektorn. Ett effektivt ärendehanteringssystem är centralt för att kunna leverera service av hög kvalitet till medarbetare och medborgare. Med VisionFlow tar ni kontroll över arbetsflöden och automatiserar processer, minskar det administrativa arbetet och skapar en mer effektiv arbetsplats. VisionFlow är enkelt att använda och kan integreras med andra verktyg som ni redan arbetar med. 

Utvalda moduler och funktioner för offentliga verksamheter

I den offentliga sektorn är det avgörande att kunna erbjuda högkvalitativ service till medborgarna och samtidigt effektivt hantera interna processer och upphandlingar. Med VisionFlow blir ni en smidigare och mer effektiv arbetsplats, genom att förenkla och automatisera arbetsprocesserna minskar ni den administrativa bördan och frigör tid och resurser så att ni kan fokusera på att leverera förstklassig service till medborgarna.  VisionFlow kan anpassas efter era specifika behov och integreras sömlöst med era befintliga verktyg. VisionFlows helhetssystem gör att ni enkelt kan hantera allt från enkla supportfrågor till komplexa ärenden och upphandlingar.

På vilket sätt ni än blir kontaktade så är det främsta målet att kunna ge snabba och korrekta svar samt lösningar. En effektiv arbetsprocess innebär att kunna följa utvecklingen av samtliga ärenden, att kunna göra återkopplingar, fördela ansvar till rätt handläggare samt att följa upp resultatet. VisionFlows modul för ärendehantering hanterar alla inkommande ärenden och aktiviteter från alla tänkbara kanaler samt skapar ett lättöverskådligt ärende, aktivitet och process. VisionFlow gör det lättare att prioritera, spåra och följa upp ärenden och aktiviteter med fullständig överblick över hela kommunikationsflödet. Om någon skickar ett mejl och sedan följer upp några dagar senare med en förfrågan på en annan kommunkationskanal omvandlas detta automatiskt till ett ärende och läggs till i tråden för den tidigare konversationen. På så sätt kan alla i teamet få inblick i hur tidigare interaktioner har sett ut. Genom att skapa en tät dialog med full spårbarhet från det ursprungliga ärendet och under varje moment i ärendeprocessen säkerställer VisionFlow en hög kundnöjdhet. 

Vid större ärenden är det smidigt att dela upp ärendet i underärenden och skapa checklistor och fördela ut ansvaret till interna och externa personer samt verksamheter. Detta kan man enkelt göra via olika ärendemallar som finns i VisionFlow. Det går också enkelt att tidsrapportera i varje ärende och underärende samt automatisera utskick av notiser via epost när det sker en statusförändring i ett ärende. Alla ärenden och aktiviteter i VisionFlow visas också i den gruppkalender som finns i systemet, och som kan integreras med externa kalendrar. 


Modulen Supportcenter gör det möjligt för er att använda en enkel webbaserad portal för medarbetare, medborgare och andra som er kundtjänst behöver ha kontakt med. Supportcentret gör det möjligt för er att använda en kraftfull självbetjäningsportal (Single Point Of Contact) där ni kan ha all dialog med alla som ni behöver ha kontakt med. Supportcentret är en förenklad webbportal som innehåller dokument, ärenden, enklare webshop samt hjälp till självhjälp. De som använder supportcentret har begränsad åtkomst till VisionFlow och kommer enbart åt det ni tillåter dem att se. Den kan användas så er kundtjänst och exemeplvis handläggare samt specialister enkelt kan kommunicera med medarbetare, medborgare, kunder, leverantörer och andra externa parter.

I supportcentret finns det även möjlighet att ladda upp dokument utan att behöva skicka dessa över internet/ via mail, vilket är den säkraste lösningen att distribuera viktiga och känsliga dokument på. Dessa dokument kan i supportcentret också signeras. I VisionFlow är alla moduler och funktioner integrerade med varandra, så viktiga funktioner kring CRM, kontrakshantering och ärendehantering arbetar sömnlöst tillsammans. Genom att kombinera moduler och funktioner kan verksamheten säkerställa en smidig och effektiv hantering av sina serviceavtal och SLA:er, vilket ökar kundnöjdheten och ger möjlighet till en mer strukturerad och effektiv process.

 

 

Att hålla koll på alla kontakter är viktigt, med VisionFlow kan ni hantera all typ av medborgar- och kundinformation på ett och samma stället enkelt och effektivt. Alla kundinteraktioner hanteras på en samlad plats oavsett vilket sammanhang som dialogen inleds, all inkommande kontakt från kunder samlas i samma system så att ni med enkelhet kan hantera kommunikationen och se till att inget faller mellan stolarna. Visionflow behörighetssytrs och ni kan själva välja vem som ser vilket ärende och tar del av specifik information. Det går även att gallra ärenden automatiskt eller manuellt, för att skapa ett smidigare och säkrare arbetsflöde.

=

Strukturera upp supporten med hjälp av våran kunskapsbas. Den bidrar med en hög kvalitativ kunskap genom att ha all information samlad på ett och samma ställe. Kunskapsbasen underlättar för organisationer genom att göra supporten mindre personberoende och ger möjlighet för alla medarbetare att dela kunskap mellan varandra.

VisionFlows CMDB- modul har ett flertal olika användningsområden inom den offentliga sektorn och kan anpassas till varje verksamhets unika behov och arbetsprocesser. Modulen används främst för att definiera, kategorisera och hantera information som rör produkter, tjänster, enheter och andra tillgångar inom den offentliga sektorn. Med hjälp av modulen skapas en strukturerad katalog eller databas som ger en överblick över de olika delarna av verksamheten.I den offentliga sektorn möjliggör modulen också en effektiv hantering av information och frågor som rör olika aspekter av verksamheten. Genom att tydligt definiera och kategorisera produkter, applikationer och tillgångar skapas en grund för snabb och korrekt åtkomst till relevant information.

Bilden visar hur det går att följa en karta av tjänster roch produkter i VisionFlows systemn

Fler moduler och funktioner

Inom offentliga sektorn är det viktigt att ha funktioner som kan hjälpa till att hantera olika projekt, produkter och kundrelationer på ett effektivt sätt. Här är några funktioner och moduler som är särskilt relevanta:

Logotyp för Hedemora energi
”Vi valde VisionFlow dels för att det är så flexibelt, dels för att man kan arbeta med så många olika typer av ärenden i systemet och dels för att det finns så många olika typer av rättigheter man kan använda.”
Ida , Tjänsteägare för Hedemora Energi,

Alltid med VisionFlow

Processtöd

Dashboards

Ärendehantering

Mobilversion

Rapporter och Statistik

Integrationer

Gruppkalender

i

Dokumenthantering

Vill ni komma igång med VisionFlow redan idag?