Ärendehantering
Smidig ärendehantering med VisionFlow
Företag behöver hantera ärenden dagligen, vissa schemalagda och andra oplanerade. VisionFlow är ett flexibelt mjukvarusystem som hjälper dig att hantera, organisera och kommunicera ärenden effektivt, så att arbetsflödena inom organisationen flyter på smidigt.
Vad är ärendehantering?
Med dagens många kommunikationsmöjligheter överöses många verksamheter av mail, meddelanden och samtal från flera olika kanaler. Det kan vara svårt att hålla jämna steg med all kommunikation som sker med kunderna. Många kämpar med att spåra och prioritera viktiga ärenden, vilket innebär att vissa ärenden faller mellan stolarna och får en negativ inverkan på kundupplevelsen.
Då är ett kraftfullt ärendehanteringssystem precis vad som behövs.
Med ett webbaserat ärendehanteringssystem blir arbetsflödet effektivare och hanteringen av all kundkommunikation enklare, så att organisationen inte behöver lägga värdefull tid på att spåra gamla e-post-konversationer eller hantera arga kunder som inte har fått återkoppling.
Med VisionFlow som ärendehanteringssystem får du full spårbarhet på varje ärende, så att du enkelt kan följa upp ärendet och återkoppla till kunden.
Varför VisionFlows ärendehantering
Ökad Kundnöjdhet
Genom en strukturerad kundtjänst kan ni ge era kunder den bästa tänkbara servicen. Med VisionFlow får ni ett snabbt och lösningsorienterat ärendehanteringssystem som ser till att era kunder förblir nöjda och lojala.
Ärenden skapas direkt i VisionFlow
Ett inkommande mail kommer direkt att skapa ett ärende i VisionFlow. Ärendena konfigueras så att den information ni tycker är viktig finns registrerat på ärendet och att ärendet hamnar hos rätt person eller team.
Full spårbarhet
Missa aldrig ett mail, sms eller annan typ av kommunikation genom att ha en full spårbarhet från det att kunden först tog kontakt till återkoppling efter avslutat ärende.
Hantera alla typer av ärenden
Med VisionFlow kan du hantera alla typer av ärenden: supportfrågor, buggar, krav, förbättringsförfrågningar och mycket mer. Ni sätter upp era ärendetyper med den information som är viktig för ert arbete.
Anpassa systemet till just din organisation
Det är enkelt att anpassa systemet efter just ert företag. Ni kan exempelvis ha olika ärendetyper och egen terminologi. Det är enkelt att konfigurera så att ett inkommet mail hamnar som ett ärende i VisionFlow.
Automatisera processer
Automatisera rutinuppgifter och skapa påminnelser för att förbättra effektiviteten och ge kunderna snabba svar utan att riskera att något faller mellan stolarna. Du kan enkelt återkoppla till kunderna med förinställda svar och definiera upptrappningsprocesser om deadlines inte följs.
Integrationer
Ert företag kan behöva olika verktyg för olika affärsaktiviteter. Till exempel använder många små och medelstora företag dedikerade verktyg för sociala medier. Därför har VisionFlow möjlighet för integrationer med de applikationer som ni behöver.
Låt kunderna hjälpa sig själva
VisionFlow är dessutom försedd med en omfattande kunskapsbas där kunder kan hitta värdefull information i form av detaljerade lösningsartiklar och andra hjälpmedel. Det bidrar till att minska antalet ärenden och därmed behovet av att kontakta kundsupport.
Tillgång till värdefull statistik
Med hjälp av VisionFlows ärendehantering kan ni mäta hur ert team hanterar företagets kundärenden. Sätt egna kriterier för att identifiera förbättringsområden och använd insikter från olika mätningar för att kunna fatta strategiska beslut.
Hur kan VisionFlow hjälpa er?
På vilket sätt kunderna än kontaktar dig är ditt främsta mål att kunna ge dem snabba svar och lösningar. Dessutom vill du kunna följa utvecklingen av deras ärende och ge dem uppdateringar.
Visionflows ärendehantering hanterar alla inkommande supportförfrågningar från flera olika kanaler och skapar ett lättöverskådligt ärende på ett och samma ställe. VisionFlow gör det sedan lättare att prioritera, spåra och följa upp kundförfrågningar med fullständig överblick över hela kommunikationsflödet.
Om en kund skickar ett mejl till dig och sedan följer upp några dagar senare med en förfrågan på en annan kommunikationskanal omvandlas detta automatiskt till ett ärende och läggs till i tråden för den tidigare konversationen. På så sätt kan alla i ditt team få inblick i hur tidigare interaktioner med kunden har sett ut och se när och var de ägde rum utan att behöva göra tidskrävande sökningar.
Detta gör att ger ditt supportteam får en heltäckande överblick över alla kundfrågor på ett och samma ställe, så att de snabbt och enkelt kan kategorisera, prioritera och kommunicera med kunderna för att hitta en lösning så effektivt som möjligt.
Överblick på alla ärenden
Ärenden skapas direkt i VisionFlow
Webbaserat ärendehanteringssystem
Anpassa systemet efter er organisation
Dela upp ärenden
Sortera ärende efter kategori
Håll koll på alla viktiga delar
Gruppkalender
Med VisionFlows gruppkalender kan du ställa in viktiga påminnelser för hela teamet så att inget faller mellan stolarna. Dessutom kan du enkelt lägga till möten eller andra viktiga aktiviteter direkt i kalendervyn så att du kan organisera alla händelser så smidigt som möjligt.
Statistik över alla ärenden
Håll koll på hela ärendehanteringen och skapa en smidigare kundupplevelse. Upptäck om något tar längre tid än planerat och agera snabbt för att göra kunderna nöjda. Analysera data och skapa strategier som underlättar för hela teamet med hjälp av VisionFlows analysverktyg.
Detaljerad information
Följ varje detalj i kundresan. Få all information ni behöver med bara ett klick och bygg upp förtroendefulla kundrelationer. Genom att ha full spårbarhet på kundkorten kan teamen enklare hantera alla ärenden. Med VisionFlows ärendehanteringssystem får ni all viktig information samlad på kundkorten.
”Spårbarheten är superbra, vi kan följa alla våra ärenden oavsett ägare och status.”
Robert Gehring, Chef för medlems-, förlags- och kundservice på STIM
Läs kundberättelse
Anpassa er ärendehantering med VisionFlow
VisionFlow är ett skalbart system som anpassas efter vad just er organisation behöver. VisionFlow har mängder med funktioner som tillsammans utgör det optimala verksamhetssystemet. Nedan följer några av våra funktioner som vi även kan rekommendera för ett smidigt och effektivt ärendehanteringssystem.
Anpassade sökningar
Sätt upp egna, mer komplexa, sökningar efter just det ni behöver. Spara sedan dessa sökningar för att smidigt kunna använda dem igen.
Kontrakt
Skapa en kontraktdatabas med alla era kontrakt. Ni kan exempelvis skapa tjänste- och produktkontrakt kopplade till tjänster och produkter.
Helpdesk
Missa aldrig ett inkommande ärende. Sätt upp ett support center och e-postintegration som stöd för er helpdesk.
Delärenden
Dela upp ett stort ärende i flera delar, konfigurera efter behov och se exempelvis spenderad tid på verje delärende som en total på huvudärendet.
Incidenthantering
Hantera incidenter snabbt genom att säkerställa att rätt team tar ägandeskap av incidenten. Håll er sedan uppdaterade om hur arbetet går.
Kunskapsbas
Tillåt era användare och kunder att söka i kunskapsbasen efter svar på sina frågor. Håll era interna dokument privata.
SLA-hantering
Försäkra er om att ni lever upp till era servicenivåer som exempelvis att svara en kund inom 2 dagar, eller att lösa incidenter inom 24 timmar.
E-postintegration
E-postintegrationen ger er möjlighet att konfigurera ett projekt till att skapa ärenden och kommentarer baserat på inkommande e-post.
Integrationer
Här erbjuds flera integrationer så som Fortnox, Twilio, REST API (in/out), Nagios and chat/IM using XMPP. We welcome your suggestions!
Kundanpassning
Flera typer av specialanpassningar finns tillgängliga för att systemet ska passa just er organisation. Terminologi, statusar med fler.
Kundtjänst & support
I ärendevyn finns ”relaterade artiklar” och ärenden. Med hjälp av dessa kan ni snabbt identifiera en lösning baserat på tidigare lösningar.
Tjänstekatalog
Sätt upp en tjänstekatalog där era kunder kan välja och vraka bland era tillgängliga produkter. Snabbt och enkelt.
Sätt upp VisionFlow som det passar er
Andra lösningar i VisionFlow som kan vara intressanta för er
Support
Ett kraftfullt verktyg som stöd till hela supportkedjan
CRM
Hantera alla kundinteraktioner på samma ställe
Kontraktshantering
Hantera avtal och kontrakt inom alla typer av branscher
