Ärendehantering

Smidig ärendehantering med VisionFlow

Företag behöver hantera ärenden dagligen, vissa schemalagda och andra oplanerade. VisionFlow är ett flexibelt mjukvarusystem som hjälper dig att hantera, organisera och kommunicera ärenden effektivt, så att arbetsflödena inom organisationen flyter på smidigt.

Ärendehantering

Vad är ärendehantering?

Med dagens många kommunikationsmöjligheter överöses många verksamheter av mail, meddelanden och samtal från flera olika kanaler. Det kan vara svårt att hålla jämna steg med all kommunikation som sker med kunderna. Många kämpar med att spåra och prioritera viktiga ärenden, vilket innebär att vissa ärenden faller mellan stolarna och får en negativ inverkan på kundupplevelsen.

Då är ett kraftfullt ärendehanteringssystem precis vad som behövs.
Med ett webbaserat ärendehanteringssystem blir arbetsflödet effektivare och hanteringen av all kundkommunikation enklare, så att organisationen inte behöver lägga värdefull tid på att spåra gamla e-post konversationer eller hantera arga kunder som inte har fått återkoppling.

Med VisionFlow som ärendehanteringssystem får du en full spårbarhet på varje ärende, så att du enkelt kan följa upp ärendet och återkoppla till kunden.

 

 

 

Varför VisionFlows ärendehantering

Ökad Kundnöjdhet

Genom en strukturerad kundtjänst kan ni ge era kunder den bästa tänkbara servicen. Med VisionFlow får ni ett snabbt och lösningsorienterat ärendehanteringssystem som ser till att era kunder förblir nöjda och lojala.

i

Ärenden skapas direkt i VisionFlow

Ett inkommande mail kommer direkt att skapa ett ärende i VisionFlow. Ärendena konfigueras så att den information ni tycker är viktig finns registrerat på ärendet och att ärendet hamnar hos rätt person eller team.

U

Full spårbarhet

Missa aldrig ett mail, sms eller annan typ av kommunikation genom att ha en full spårbarhet från det att kunden först tog kontakt till återkoppling efter avslutat ärende

l

Hantera alla typer av ärenden

Med VisionFlow kan du hantera alla typer av ärenden: supportfrågor, buggar, krav, förbättringsförfrågningar- och mycket mer. Ni sätter upp era ärendetyper med den informationen som är viktig för ert arbete.

Anpassa systemet till just din organisation

Det är enkelt att anpassa systemet efter just ert företag. Ni kan exempelvis ha olika ärendetyper och egen terminologi. Det är enkelt att konfigurera så att ett inkommet mail hamnar som ett ärende i VisionFlow.

Automatisera processer

Automatisera rutinuppgifter och skapa påminnelser för att förbättra effektiviteten och ge kunderna snabba svar utan att riskera att något hamnar mellan stolarna. Du kan enkelt återkoppla till kunderna med förinställda svar och definiera upptrappningsprocesser om deadlines inte följs.

P

Integrationer

Ert företag kan behöva olika verktyg för olika affärsaktiviteter. Till exempel använder många små och medelstora företag dedikerade verktyg för Sociala medier. Därför har VisionFlow möjlighet för integrationer med de applikationer som ni behöver.

Låt kunderna hjälpa sig själva

VisionFlow är dessutom försett med en omfattande kunskapsbas där kunder kan hitta värdefull information i form av detaljerade lösningsartiklar och andra hjälpmedel. Det bidrar till att minska antalet ärenden och därmed behovet av att kontakta kundsupport.

Tillgång till värdefull statistik

Med hjälp av VisionFlows ärendehantering kan ni mäta hur ert team hanterar företagets kundärenden. Sätt egna kriterier för att identifiera förbättringsområden och använd insikter från olika mätningar för att kunna fatta strategiska beslut.

Hur kan VisionFlow hjälpa er?

På vilket sätt kunderna än kontaktar dig är ditt främsta mål att kunna ge dem snabba svar och lösningar. Dessutom vill du kunna följa utvecklingen av deras ärende och ge dem uppdateringar.

Visionflows ärendehantering hanterar alla inkommande supportförfrågningar från flera olika kanaler och skapar ett lättöverskådligt ärende på ett och samma ställe. VisionFlow gör det sedan lättare att prioritera, spåra och följa upp kundförfrågningar med fullständig överblick över hela kommunikationsflödet.

Om en kund skickar ett mejl till dig och sedan följer upp några dagar senare med en förfrågan på en annan kommunkationskanal omvandlas detta automatiskt till ett ärende och läggs till i tråden för den tidigare konversationen. På så sätt kan alla i ditt team få inblick i hur tidigare interaktioner med kunden har sett ut och se när och var de ägde rum utan att behöva göra tidskrävande sökningar.

Detta gör att ger ditt supportteam får en heltäckande överblick över alla kundfrågor på ett och samma ställe, så att de snabbt och enkelt kan kategorisera, prioritera och kommunicera med kunderna för att hitta en lösning så effektivt som möjligt.

Överblick på alla ärenden

Ärenden skapas direkt i VisionFlow

Webbaserat ärendehanteringssystem

Anpassa systemet efter er organisation

Dela upp ärenden

Sortera ärende efter kategori

Håll koll på alla viktiga delar

Gruppkalender med kontraktdatabas

Med VisionFlows gruppkalender kan du ställa in viktiga påminnelser för hela teamet så att inget hamnar mellan stolarna. Dessutom kan du enkelt lägga till möten eller andra viktiga aktiviteter direkt i kalendervyn så att du kan organisera alla händelser så smidigt som möjligt.

Statistik över alla ärenden

Håll koll på hela ärendehanteringen och skapa en smidigare kundupplevelse. Upptäck om något tar längre tid och agera snabbt för att göra kunderna nöjda. Analysera data och skapa strategier som underlättar för hela teamet med hjälp av VisionFlows analysverktyg.

Detaljerad information

Följ varje detalj i kundresan. Få all information ni behöver med bara ett klick och bygg upp förtroendefulla kundrelationer. Genom att ha full spårbarhet på kundkorten kan teamen enklare hantera alla ärenden. Med VisionFlows ärendehanteringssystem får ni all viktig information samlad på kundkorten

”Spårbarheten är superbra, vi kan följa alla våra ärenden oavsett ägare och status.”

Robert Gehring, Chef för medlems-, förlags- och kundservice på STIM

Läs kundberättelse

Anpassa er ärendehantering med VisionFlow

VisionFlow är ett skalbart system som anpassas efter vad just er organisation har behov av.  VisionFlow har mängder med funktioner som tillsammans utgör det optimala verksamhetssystemet. Nedan följer några av våra funktioner som vi även kan rekommendera för ett smidigt och effektivt ärendehanteringssystem.

i

Anpassade sökningar

Sätt upp egna, mer komplexa, sökningar efter just det ni behöver. Spara sedan dessa sökningar för att smidigt kunna användas igen.

Kontrakt

Skapa en kontraktdatabas med alla era kontrakt. Ni kan exempelvis  skapa tjänste- och produktkontrakt kopplade till tjänster och produkter.

Helpdesk

Missa aldrig ett inkommande ärende. Sätt upp ett support center och epost-integration som stöd för er helpdesk.

Delärenden

Dela upp ett stort ärende i flera delar, konfigurera efter behov och se exempelvis spenderad tid som en total på huvudärendet.

s

Incidenthantering

Hantera incidenter snabbt genom att säkerställa att rätt team tar ägandeskap av incidenten. Håll er sedan uppdaterade hur arbetet går. 

Kunskapsbas

Tillåt era användare och kunder att söka i kunskapsbasen efter svar till sina frågor. Håll era interna dokument privata.

Z

SLA-hantering

Försäkra er om att ni lever upp till era service nivåer som att svara en kund inom 2 dagar, eller att lösa incidenter inom 24 timmar.

Emailintegration

Emailintegrationen ger er möjligheten att konfigurera ett projekt till att skapa ärenden och kommentarer baserat på inkommande email.

Integrationer

Här erbjuds flera integrationer så som Fortnox, Twilio, Web Service API (in/out), Nagios and chat/IM using XMPP. We welcome your suggestions!

Kundanpassning

Flera typer av specialanpassningar finns tillgängliga för att systemet ska passa just er organisation. Terminologi, statusar med fler.

w

Kundtjänst & support

I ärendevyn finns ”relaterade artiklar” och ärenden. Med hjälp av dessa kan ni snabbt identifiera en lösning baserat på tidigare lösningar.

Tjänstekatalog

Sätt upp en tjänstekatalog där era kunder kan välja och vraka bland era tillgängliga produkter. Snabbt och enkelt.

Sätt upp VisionFlow som det passar er

Andra lösningar i VisionFlow som kan vara intressanta för er

Support

Ett kraftfullt verktyg som stöd till hela supportkedjan

CRM

Hantera alla kundinteraktioner på samma ställe

b

Kontraktshantering

Hantera avtal och kontrakt inom alla typer av branscher

Vill ni komma igång med VisionFlow redan idag?