Full spårbarhet och effektivare samarbete
STIMs resa med VisionFlow
Digitaliseringen har förändrat musikbranschen i grunden. När musiken flyttade från CD-skivor till streamingtjänster förändrades också STIMs vardag – från att hantera fysiska licenser till att hantera enorma mängder data. För att säkerställa rätt ersättning till rätt upphovsperson behövde organisationen nya digitala arbetssätt. Ett viktigt steg i det arbetet blev att modernisera supporten.
– “Hanteringen är mer komplex idag och vi får helt enkelt fler frågor,” berättar Robert Gehring, chef för medlems-, förlags- och kundservice på STIM. “Vi måste följa med i digitaliseringen och anpassa flera delar i verksamheten så att vi kan hantera all data och information vi får.”
En support som håller takten med digitaliseringen
STIMs serviceavdelning möter dagligen ett stort antal användare – från företag som betalar för att använda musik till låtskrivare, textförfattare och musikförlag. Tidigare hanterades allt via e-post, vilket snabbt blev ohållbart.
När ett ärende behövde skickas vidare till second line-support tappades ofta överblicken. Det var svårt att se vem som ansvarade för vad, vilka steg som tagits och vilken kommunikation som förts.
-“Supportanvändare har högre krav idag. De vill veta vad som händer med deras ärenden,” säger Robert. “Vi behövde ett system som gav insyn, struktur och möjlighet till samarbete mellan våra avdelningar.”
VisionFlow gav struktur och spårbarhet
Efter att ha utvärderat flera alternativ föll valet på VisionFlow – ett system som mötte STIMs krav på spårbarhet, transparens och integration.
– “Vi letade länge efter rätt lösning, och VisionFlow uppfyllde alla våra krav och mer därtill,” säger Robert. “Spårbarheten är superbra – vi kan följa alla våra ärenden oavsett ägare och status.”
Med VisionFlow kan STIM nu samla hela ärendehanteringen i ett system. Flera avdelningar delar information på en gemensam yta och arbetar i virtuella team, vilket gjort arbetet mer effektivt och transparent.
Dessutom används systemet som ett beslutsstöd. VisionFlow gör det enkelt att ta fram data och underlag från ärendeflöden, vilket ger en helt ny nivå av insikt och kvalitet i STIMs affärsbeslut.
En framtid med öppnare dialog
VisionFlow har blivit en central del av STIMs digitala resa. Organisationen planerar att utöka användningen ytterligare, bland annat genom att integrera systemet med en kommande kund- och medlemsportal – “Mina sidor” – där medlemmar och kunder själva ska kunna följa sina ärenden.
– “Mitt drömscenario är att dialogen och informationen är helt öppen med hjälp av VisionFlow,” säger Robert.
Spårbarheten och det gemensamma arbetssättet gör att STIM nu har kontroll över hela processen – från första kontakt till lösning – och kan möta sina kunder med snabbare svar och större transparens.
Ett system med helhetsgrepp
För Robert är VisionFlow mer än bara ett verktyg – det är en plattform som binder samman hela organisationen.
”VisionFlow har gett oss full spårbarhet och effektiviserat vårt arbetssätt. Vi kan följa alla ärenden oavsett ägare och status, vilket skapar bättre insyn och samarbete. Dessutom ger systemet oss värdefull data och underlag som förbättrar våra affärsbeslut”
Framtidssäkra er support
Med VisionFlow har STIM skapat en modern support som möter dagens krav på transparens, spårbarhet och effektivitet.
Vill du se hur VisionFlow kan hjälpa din organisation? Kontakta oss för en demo eller prata med en produktspecialist.