Smidigare ärendehantering och samlad överblick
Karlskoga kommuns resa med VisionFlow
Karlskoga kommun har valt VisionFlow för att samla sin ärendehantering och knyta ihop servicecentret med alla förvaltningar. Med över 49 arbetsytor och en växande användarbas får kommunen nu en tydlig överblick över sina ärenden – från första kontakt till avslut.
André Heeger Jensen, verksamhetssamordnare och systemförvaltare för VisionFlow på Karlskoga kommun, berättar om hur VisionFlow förändrat deras arbete.
En plattform som binder ihop en hel kommun
Karlskogas servicecenter fungerar som navet i den kommunala verksamheten. Ärenden som tidigare hamnade i separata system samlas nu på ett ställe.
– “Lite bildligt: vi är trädstammen, de övriga förvaltningarna är grenarna, och kvistarna är enheterna” förklarar André. “Ett ärende hos oss i servicecenter kan hoppa till fem olika ställen under resans gång, och sedan sluta på första stället igen. Nu kan vi se hela cykeln, vart ärendet har varit och vad som har hänt. Det är en jättestor förändring sedan vi införde VisionFlow.”
Genom att samla allt i ett system slipper de dubbelarbete och missförstånd. Varje förvaltning arbetar i sin egen arbetsyta men har samtidigt tillgång till hela ärendets resa. Det ger full kontroll över status och nästa steg.
Enkel implementering i en växande organisation
Användandet av VisionFlow växer internt i organisationen hos Karlskoga. Idag har de redan 49 olika arbetsytor, eller projekt som de kallar det internt, och 290 aktiva användare. André berättar om att han redan nu har 10 nya projekt som han kommer att skapa arbetsytor för i VisionFlow inom en snar framtid.
– “VisionFlow är ett mycket mer öppet system än de system jag arbetat med tidigare,” säger André.
“Här kan man faktiskt kan göra mycket mer och anpassa systemet på ett helt annat sätt. Hos andra leverantörer har det inte gått att anpassa, eller så har anpassningen krävt konsulttjänster. Konsulttjänster som i slutändan bara blivit stora kostnader och man har ändå inte riktigt fått det man behöver. Det är en jättestor skillnad mot att jobba med VisionFlow.”
Bättre samarbete och full historik
En av de största effekterna är att alla kan följa ett ärende från start till mål. Ett ärende kan passera flera förvaltningar, men historiken följer med. Det gör arbetet smidigare och kundresan mer transparent.
– “Vi har fått ett smidigare flöde mellan organisationen och en samlad historik – en jättestor förändring,” konstaterar André. “Jag brukar skoja om att vi älskar färgglada post-it lappar, och post-it lappar i all ära, absolut, men den får inte med historiken vi får i VisionFlow, och där märks en stor skillnad.”
Det förbättrade flödet gör också att teamet samarbetar bättre. Med snabbare svar och tydligare ansvar sparar de tid och höjer kvaliteten på servicen.
En partner som lyssnar
Utöver själva plattformen lyfter Karlskoga samarbetet med Visionera som en nyckelfaktor. André beskriver relationen som lyhörd och personlig:
– “En av grundpelarna för mig när jag ska välja system är just att man får en bra respons från leverantören.” berättar André. ”Jag föredrar att komma med idéer som jag kan bolla med er som leverantör. Idéer som ni tar till er, i stället för att ni bara ska leverera idéer till oss som kunder som vi kanske inte behöver. Vi samarbetar och utvecklar systemet tillsammans.”
Kommunen ser VisionFlow som ett långsiktigt projekt, där nya funktioner och tekniker kommer att ge ännu större möjligheter framöver. De värdesätter att Visionera driver utvecklingen tillsammans med kunderna.
Framtidssäkra era processer
Karlskoga kommun har med VisionFlow skapat ett enhetligt arbetssätt som skalar med organisationen. Genom att samla alla ärenden, koppla samman servicecentret med varje förvaltning och spara hela historiken får de ett bättre samarbete och en tryggare process.
Vill du veta hur VisionFlow kan förbättra er ärendehantering och ge en samlad överblick? Kontakta oss för en demo eller prata med en produktspecialist.