Ärendehantering
Att lyckas med ärendehantering handlar inte bara om att svara på supportfrågor – det är ett strukturerat arbetssätt som ger överblick, skapar trygghet och frigör tid.
I en modern organisation kommer ärenden in via e-post, telefon, formulär och chatt, och ställer höga krav på er ärendehantering. Utan en genomtänkt lösning riskerar frågor att hamna mellan stolarna och ledtiderna blir långa. Med VisionFlow samlar du alla ärenden på ett ställe och automatiserar hela processen från första kontakt till lösning.
Våra kunder effektiviserar sin ärendehantering med VisionFlow.
Varför ärendehantering är viktigt
Väl fungerande ärendehantering gör skillnad både för kunder och medarbetare. Utan struktur tappas ärenden lätt bort vilket kostar tid, pengar och förtroende. Med ett systematiskt flöde behåller ni kontrollen; regler och arbetssätt skickar uppgifter till rätt person och teamet kan följa upp i tid. Genom rapporter och insikter får du en tydlig bild av belastning och flaskhalsar vilket leder till snabbare beslut och nöjdare kunder.
Fördelarna med effektiv ärendehantering är många, både för kunder, medarbetare och er interna verksamhet:
Kortare svarstider
All information samlas i ett gränssnitt så att alla ser vad som ska göras och när.
Mindre manuellt arbete
Automatiserade processer minskar dubbelkoll i inkorgar och frigör tid.
Bättre prioritering
Tydliga regler och köer gör att rätt ärenden hanteras först.
Datadrivna beslut
Rapporter visar ledtider, volymer och trender så att du kan identifiera flaskhalsar och förbättra flöden.
Högre kundnöjdhet
Snabb och personlig service bygger lojalitet och skapar nöjda användare.
Hur VisionFlow automatiserar ärendeflödet
VisionFlow är ett svenskt ITSM-system utvecklat utifrån över 20 års erfarenhet av digitalisering, ärendehantering och service management. Systemet skapar automatiskt ärenden från inkommande kanaler och fördelar dem enligt era regler. Teamet följer status, kommunicerar och löser ärendena i ett och samma gränssnitt – från start till avslut.
Automatiska ärenden
VisionFlow skapar ärenden från e‑post, formulär och chatt så att inget faller mellan stolarna.
Skräddarsydda flöden
Bygg köer, kategorier och ärendetyper som speglar ert arbetssätt i ärendehantering.
Full spårbarhet
Följ historik, beslut och kommunikation från registrering till lösning.
Hantera alla ärendetyper
Supportfrågor, buggar, förbättringar och interna uppgifter hanteras i samma ärendehantering.
Automatiserade flöden
Skapa automatiska svar, påminnelser och processer och frigör tid.
Integrationer
Koppla VisionFlow till era existerande verktyg för ett sömlöst flöde.
Självbetjäning
Låt kunder hitta svar själva med en kunskapsbas som minskar supportbehovet.
Rapporter och insikter
Få översikt, upptäck flaskhalsar och optimera processer med datadrivna insikter.
Detaljerad information
Håll all kunddata samlad på ett ställe för bättre relationer.
Så fungerar VisionFlow i praktiken
När ett nytt ärende kommer in via e-post, telefon, formulär eller chatt registreras det automatiskt i VisionFlow. Systemet prioriterar och tilldelar uppgiften enligt era regler. Alla inblandade ser status, historik och nästa steg i samma gränssnitt.
Med automatiska påminnelser och upptrappningar missas inget och du kan skapa processer för exempelvis SLA‑uppföljning eller eskalering. Genom att samla allt i ett system minskar ni manuell hantering och får mer tid att fokusera på att lösa problem.
Boka en demo med en av våra produktexperter och upptäck hur VisionFlow kan hjälpa er med ärendehantering redan idag!
Varför välja VisionFlow?
VisionFlow är en svensk leverantör med servrar i Sverige. Det betyder att all data lagras enligt svenska och europeiska regler, och du slipper osäkerheten kring tredjelandsöverföringar. Tjänsten är GDPR-säker, modulbaserad och anpassas enkelt efter era behov, särskilt för verksamheter med höga krav på ärendehantering.
GDPR-säkerhet
Data lagras på svenska servrar vilket ger full kontroll och transparens.
Flexibelt & skalbart
Systemet kan konfigureras utan teknisk expertis och växer med era behov.
Kostnadseffektivt
Ni betalar bara för de moduler ni använder och slipper dyra tillägg.
Allt-i-ett
VisionFlow täcker allt från ärenden och projekt till kontrakt, tillgångar och kundrelationer.
20+ års erfarenehet
Vi har lång erfarenhet av ärendehantering och hjälper er gärna genom processen.
Kundberättelser - verkliga resultat i praktiken
När ärendehanteringen blir samlad, spårbar och automatiserad märks det i vardagen. Med ett tydligare flöde och mer tid till det arbete som faktiskt skapar värde kan ni effektivisera ert arbete.
I våra kundberättelser kan du läsa om hur organisationer inom både privat och offentlig sektor har gjort sin ärendehantering effektivare med VisionFlow.
Vanliga frågor
Passar VisionFlow för både små och stora team?
Ja. Ni börjar enkelt och kan skala upp smidigt när behoven växer. Utöver grundlösningen kan ni även lägga till andra moduler för att skräddarsy systemet efter era behov.
Kan användare ha olika moduler?
Nej. Alla ordinarie användare i VisionFlow har samma moduluppsättning. Ni väljer vilka moduler som ska ingå med ärendehantering som grund – och dessa gäller för samtliga användare i er organisation.
Ett undantag är externa användare som endast kommer åt supportcentret. Externa användare behöver inte ha någon licens, utan ingår utan extra kostnad.
För användare som bara behöver logga in ibland erbjuder vi även sällananvändarlicenser. Då kan flera individuella användarkonton dela på samma licens: varje person har sin egen inloggning, men endast en av dem kan vara inloggad åt gången per sällananvändarlicens.
Det är ett bra alternativ för exempelvis chefer eller specialister som främst behöver gå in då och då för att läsa, godkänna eller uppdatera enstaka ärenden.
Kan vi integrera VisionFlow med andra system?
Ja, VisionFlow har stöd för REST API, vilket gör det möjligt att koppla ihop VisionFlow med andra system och skräddarsy integrationer utifrån era behov. Dessutom har vi redan uppskapade integrationer med till exempel Fortnox, Twilio och e-posttjänster.
Vart lagras all data i molnvarianten?
Om ni väljer att använda er av vår molntjänst kan ni känna er trygga i att vi lagrar all data på servrar som står i Sverige. På så vis kan ni säkerställa att ni följer svenska och europeiska lagar och regler för dataskydd utan tredjelandsöverföringar.
Finns det en installerad version av VisionFlow?
Ja, vi levererar både molnbaserad och installerad serverversion.
Med installerad serverversion har du VisionFlow på en egen server, till exempel i ditt eget datacenter. Licensavgiften är baserad på en företagslicens, antalet användarlicenser (minst 15 användarlicenser) samt vilka moduler du behöver.
För att få en korrekt prisuppgift kontakta oss på sales@visionflow.com
Kan systemet hantera olika typer av ärenden?
Absolut. Ni skapar egna ärendetyper, sätter kategorier och styr flöden efter behov. VisionFlow stödjer era processer och flöden utefter er organisations behov.
Finns det en gratisversion av VisionFlow?
Visionera AB stödjer vissa välgörenhetsorganisationer och erbjuder de en gratisversion av VisionFlow. Läs mer i vår kunskapsbas hur du som arbetar inom välgörenhet kan få en sådan licens.
För andra ideella/icke-vinstdrivande eller utbildningsorganisationer och liknande, ger vi generösa rabatter. Kontakta oss på sales@visionflow.com för en offert.
Vad innebär ärendehantering?
Ärendehantering handlar om att samla, organisera och hantera kundförfrågningar, supportärenden och interna uppgifter på ett strukturerat sätt. Syftet är att ge överblick, minska dubbelarbete och säkerställa att ingenting faller mellan stolarna.
Vad är ett ärendehanteringssystem?
Det är en digital lösning som hanterar hela flödet inom ärendehantering. Det tar emot, registrerar och fördelar ärenden, automatiserar påminnelser och samlar all historik och kommunikation; allt i ett gemensamt gränssnitt.
Hur fungerar ett ärendehanteringssystem?
VisionFlow hjälper er att skapa ett flöde genom er ärendehantering. När ett ärende skapas via e‑post, formulär, chatt, eller manuellt av er medarbetare tilldelar ni ärendet till det ansvariga teamet eller på individnivå. Genom att använda VisionFlow får ni ett helt transparent och spårbart system för ärendehantering som möjliggör att alla i organisationen har full spårbarhet från start till lösning.
Vilka ärendehanteringssystem finns det?
VisionFlow är ett svenskt, modulbaserat system för ärendehantering som skräddarsys efter er organisation. Med stöd för allt från enkel support till mer avancerade processer inom ärendehantering och ITSM.
När ni jämför system bör ni framför allt kravställa spårbarhet genom hela ärendeflödet, trygg och GDPR-säker datahantering, möjlighet att integrera mot befintliga system, stöd för automation och självservice samt tydlig rapportering och uppföljning.
Det finns många andra ärendehanteringssystem på marknaden, från simpla helpdeskverktyg till breda ITSM-plattformar och dokument- & ärendehanteringssystem, men utgå alltid från era egna behov och krav när ni väljer lösning.
Vad är ett dokument- och ärendehanteringssystem?
VisionFlow erbjuder stöd för dokument- och ärendehanteringssystem där dokumenthantering och ärendehantering hänger ihop i samma plattform.
Det innebär att ni kan koppla beslut, underlag och kommunikation direkt till respektive ärende, diarieföra och arkivera information strukturerat och följa hela historiken över tid.
Ett dokument- och ärendehanteringssystem är en lösning som hjälper organisationer att systematisera, integrera, diarieföra och arkivera information om ärenden och handlingar på ett sätt som skapar transparens, spårbarhet och ordning.
Vad innebär det att handlägga ett ärende?
Handläggning av ett ärende omfattar alla åtgärder från det att ärendet inkommer tills det avslutas eller ett beslut fattas. VisionFlow stödjer hela kedjan inom ärendehantering från registrering och utredning till beslut och uppföljning.
Hur kan en nivåbaserad eskaleringsprocess för ärendehantering se ut?
Många organisationer använder en nivåbaserad modell för ärendehantering och support. Det finns ingen officiell standard, men en vanlig uppdelning ser ut så här:
- Nivå 0 – Självbetjäning: kunden hittar svar själv via kunskapsbas, portal eller chattbot.
- Nivå 1 – första linjens support: tar emot ärenden, löser vanliga frågor och följer givna rutiner.
- Nivå 2 – andra linjens support: hanterar mer komplexa ärenden som kräver djupare kompetens eller fler verktyg.
- Nivå 3 – specialister/utvecklare: tar över när ärendet kräver avancerad analys, förändringar i system eller teknisk felsökning på djupet.
Självbetjäning räknas ofta inte som en ”eskalering” inom ärendehantering, utan som det första steget innan ett ärende når supporten. Hur många nivåer ni behöver beror på verksamhetens storlek, komplexitet och vilka typer av ärenden ni hanterar.